RentSmart | Operations Department | Reports to: Branch Manager
Job Summary
The Rental Agent ensures a smooth, efficient, and satisfying rental experience by correctly executing operating procedures, managing digital documentation, and upholding the company's service and quality standards. This is a customer-facing role with no direct reports.
Key Responsibilities
Vehicle Delivery
- Verify the availability and condition of the assigned vehicle prior to delivery, ensuring it meets cleanliness and maintenance standards.
- Conduct a visual inspection of the vehicle together with the customer, documenting any pre-existing damage or issues.
- Process and record rental payments and security deposits before releasing the vehicle to the customer.
- Walk the customer through the rental contract and safety instructions shared via WhatsApp.
Digital Document Management
- Print the signed contract and provide a copy to the customer.
- Obtain the customer's digital signature on the contract, if not already signed, before releasing the vehicle.
- Add additional drivers directly in the HQ system, verifying documentation and accurately recording required information.
- Process vehicle changes, additional services, and other updates in HQ, issuing the updated contract to the customer.
- Maintain the confidentiality and integrity of customer data.
Customer Service
- Provide clear, concise information about the customer's rental service.
- Resolve customer questions, objections, and concerns professionally and empathetically before and during delivery.
- Escalate complex situations to the Branch Manager in a timely manner.
- Log all service updates in the reservation notes in HQ.
Vehicle Return
- Inspect the returned vehicle together with the customer to identify any damage or inconsistencies, reporting findings in HQ.
- Process contract closure in the system, applying additional charges when applicable (e.g., fuel, damage, fines).
- Ensure the customer is satisfied with the closing of the service.
Technology & Continuous Improvement
- Master the company's digital tools and devices used to manage daily operations, staying current on system updates.
- Follow RentSmart's internal procedures and policies.
- Participate actively in training sessions (theoretical, on-the-job, and ongoing evaluations).
- Identify and share opportunities to improve delivery, return, and customer service processes.
- Support vehicle cleaning operations as needed.
Qualifications
- High school diploma required.
- At least 1 year of experience in customer service.
Skills
- Proficiency with technology tools and digital systems
- Proactive with strong problem-solving ability
- Able to work well under pressure
- Strong attention to detail
- Team player
Additional Role Details
- Regularly handles confidential customer information.
- Responsible for company vehicles, equipment, and tools.
- Handles payments, deposits, and related documentation.
- Frequent direct interaction with customers.
- Completes and maintains required operational forms and records.
------------------SPANISH--------------------------------------------
Agente de Renta
RentSmart | rea de Operaciones | Reporta a: Branch Manager
Resumen del Cargo
El Agente de Renta asegura una experiencia de renta fluida, eficiente y satisfactoria, garantizando la correcta ejecucin de los procedimientos operativos, la gestin documental digital y el cumplimiento de los estndares de servicio y calidad de la compaa. Es un cargo de atencin directa al cliente, sin personal a cargo.
Funciones Principales
Entrega de Vehculos
- Verificar la disponibilidad y estado del vehculo asignado para la entrega, asegurando que cumpla con los estndares de limpieza y mantenimiento.
- Realizar la inspeccin visual del vehculo con el cliente, documentando cualquier novedad o dao preexistente.
- Gestionar y registrar los pagos de renta y depsito de seguridad antes de la entrega del auto al cliente.
- Invitar al cliente a leer el contrato y las indicaciones de seguridad enviadas por la Agente de Gestin del Cliente a travs de WhatsApp.
Gestin Documental Digital
- Imprimir el contrato firmado y entregar copia al cliente.
- Solicitar la firma digital del contrato, si no est, antes de entregar el auto al cliente.
- Gestionar la adicin de conductores adicionales directamente en HQ, verificando su documentacin y registrando la informacin requerida de manera precisa.
- Realizar los cambios de auto, servicios adicionales, entre otros, en HQ, actualizando y entregando el nuevo contrato al cliente.
- Mantener la confidencialidad y la integridad de los datos del cliente.
Atencin al Cliente
- Proveer informacin clara y concisa sobre el servicio de renta contratado por el cliente.
- Resolver dudas, objeciones o inquietudes del cliente de manera profesional y emptica antes y durante el proceso de entrega.
- Escalar situaciones complejas al Branch Manager de manera oportuna.
- Registrar todas las novedades del servicio en las notas de la reserva en HQ.
Devolucin de Vehculos
- Recibir el vehculo al momento de la devolucin, realizando una inspeccin detallada junto al cliente para identificar posibles daos o inconsistencias, reportndolos en HQ.
- Procesar el cierre del contrato en el sistema, gestionando cargos adicionales si aplican (ej. combustible, daos, multas).
- Asegurar la conformidad del cliente con el cierre del servicio.
Herramientas Tecnolgicas y Mejora Continua
- Dominar el uso de las herramientas digitales y dispositivos electrnicos de la compaa para la gestin de las operaciones, mantenindose actualizado sobre nuevas funcionalidades.
- Cumplir con los procedimientos y las polticas internas de RentSmart.
- Participar activamente en las sesiones de capacitacin (terica, en sitio y evaluacin continua).
- Identificar y comunicar oportunidades de mejora en los procesos de entrega, devolucin y atencin al cliente.
- Brindar soporte a las operaciones de limpieza de autos cuando se requiera.
Requisitos
- Educacin secundaria completa.
- Al menos 1 ao de experiencia en atencin al cliente.
Habilidades
- Manejo de herramientas tecnolgicas y sistemas digitales
- Proactividad y resolucin de problemas
- Capacidad de trabajar bajo presin
- Atencin al detalle
- Trabajo en equipo
Detalles Adicionales del Cargo
- Maneja regularmente informacin confidencial de los clientes.
- Responsable de autos, equipos y herramientas de la compaa.
- Maneja pagos, depsitos y documentacin relacionada.
- Relacin directa y frecuente con los clientes.
- Diligencia y mantiene actualizados los formatos y registros operativos requeridos.
Benefits:
- On-the-job training
- Opportunities for advancement
- Paid time off
- Referral program
Education:
- High school or equivalent (Required)
Language:
License/Certification:
- DRIVER LICENSE (Required)
Location:
- Miami, FL 33142 (Preferred)
Ability to Commute:
- Miami, FL 33142 (Required)
Work Location: In person
